4. Szakmai önéletrajz és motivációs levél

4.1. Szakmai önéletrajz

4.1.1. A szakmai önéletrajz célja

A szakmai önéletrajz a jelölt szakmai életútját mutatja be a potenciális munkaadónak. Az álláskeresés során használt legfontosabb dokumentumot célszerű tehát megkülönböztetni az önéletrajztól, ami az egyén teljes életútját részletekbe menően ismerteti. Az önéletrajz célja a családi háttér, a diákévek, a szakmai pályafutás, egyéni adottságok és képességek, közösségi szerepvállalás valamint a jelölt és kapcsolatrendszerének alapos ismertetése.37

A szakmai önéletrajz megnevezésére használatos még a Curriculum Vitae (CV) kifejezés illetve az a megoldás is, hogy a szakmai pályafutást bemutató dokumentum címeként a pályázó nevét tüntetik fel. Jelen fejezetben önéletrajz kifejezés alatt szakmai önéletrajzot értünk.

A szakmai önéletrajz célja, hogy a munkaadó adatokhoz jusson a jelölt szakmai alkalmasságával kapcsolatban, felfigyeljen a jelentkező személyre, képességeire, kompetenciáira valamint értékeire, s így a jelölt bekerüljön a kiválasztási eljárás következő szakaszába – azaz behívják tájékozódó felvételi beszélgetésre. Az önéletrajz tehát az előszűrés, az elsődleges kiválasztás eszköze. Az interjú ad lehetőséget a jelölt alaposabb megismerésére és a betöltendő munkakör, valamint a munkavállalás egyéb aspektusainak ismertetésére.

Fontos szem előtt tartani, hogy szakmai önéletrajzunkat olyanok olvassák, akik nem ismernek bennünket, gyakran csak e dokumentum alapján döntenek sorsunkról.

Elengedhetetlen tehát, hogy a pályázatra benyújtott dokumentum megfeleljen a szakmai önéletrajzzal szemben támasztott formai és tartalmi követelményeknek. Mivel a munkaadó személyügyi munkatársa gyakran nem elolvassa, hanem átolvassa a beérkezett önéletrajzokat, általában 10-15 másodpercet szánva egy önéletrajz átnézésére, fontos, hogy első ránézésre kiolvasható legyen belőle a lényeg. Mivel a HR referensnek rendszerezni kell a beérkezett szakmai önéletrajzokat, fontos, hogy minél könnyebben megtaláljon benne minden fontos adatot, és könnyen összehasonlíthassa a jelöltet a többi jelentkezővel. A standardizált, felsorolásos forma ezt a célt szolgálja. Próbáljuk belehelyezni magunkat az önéletrajzunkat olvasó személy szerepébe, aki több tíz vagy több száz CV közül kell, hogy kiválassza a legmegfelelőbb jelölt önéletrajzát. Önéletrajzunk legyen pontos, áttekinthető és figyelemfelkeltő.

Amellett, hogy az önéletrajz célja, az, hogy felhívja a munkaadó figyelmét a jelölt szakmai kompetenciáira, ajánlatos 1-2 érdekes adatot kihagyni belőle. A kulcsfontosságú adatok ismertetése természetesen elengedhetetlen, de hasznos lehet a felvételi beszélgetésen megemlíteni egy továbbképzést vagy szakmai sikert, ami nincs benne az önéletrajzban.
Ha a jelölt Szerbiában szeretne munkát vállalni, valószínűleg szerb nyelvű önéletrajzot várnak tőle. Ha a pályakezdő úgy gondolja, hogy magyar nyelvtudása előny lehet a kiválasztási folyamatban, vagy a munkaadó cég dolgozói között is több magyar ajkú dolgozó van, ajánlatos a szakmai önéletrajzot szerb és magyar nyelven, esetleg angolul is elkészíteni és pályázati anyagunkkal együtt elküldeni a munkaadónak. Így egyidejűleg nyelvtudásunkról is számot adunk.

4.1.2. A szakmai önéletrajz elemei

A szakmai önéletrajznak a következő adatokat kell tartalmaznia:

– személyes adatok (név, elérhetőség, születési adatok stb.)

– karriercél

– végzettség / tanulmányok (szakképzettség, különböző képzések)

– szakmai tapasztalatok

– képességek (nyelvtudás, számítógép-használat, járművezetés stb.)

– dátum, aláírás

a) Személyes adatok

– Teljes nevünket úgy adjuk meg, ahogy okmányainkban szerepel. Ha Szer­bia területén magyar nyelven adjuk be önéletrajzunkat, akkor a magyar helyesírás szerint is írhatjuk a nevünket. Mindenképp ajánlatos azonban egy szerb nyelvű önéletrajzot is mellékelni, ahol az okmányainkban szereplő módon tüntetjük fel a nevünket.

– Születési adatainknál a teljes adatot (évszám, hónap és nap) adjuk meg. Ajánlatos a születési hely megadása is, hiszen erre a regisztrációs folyamatban valószínűleg szükség lesz.

– Állampolgárságunk, nemzetiségünk megadása csak akkor célszerű, ha nem szerbiai illetve, ha nemzetiségünket valamiért ki szeretnénk emelni.

– Elérhetőségeink megadása a kapcsolatfelvétel miatt szükségszerű. Tün­tessük fel lakcímünket, telefonszámunkat és e-mail címünket. Célszerű olyan elérhetőséget megadni, ahol hosszabb idő múltán is megtalálnak bennünket – az ideiglenes lakcím mellett, például, az állandó lakcím fel­tüntetése is ajánlott. A mobil telefonszám mellett ajánlatos a vezetékes telefonszám megadása is, a telefonhívásra megfelelő időpont megjelölésével. Az e-mail a legpraktikusabb elérhetőség. Ilyenkor azonban célszerű rendszeresen ellenőrizni elektronikus postafiókunkat. Jelenlegi munkahelyi e-mail címünk megadása sok gond forrása lehet, ajánlatos tehát a magán e-mail cím használata.

– Családi állapotunk feltüntetése nem kötelező, de üzenetértékű. Férfiak esetében a rendezett családi háttér csaknem mindig pozitív kicsengésű, míg nőknél ennek megítélése munkaadónként változik. A kisgyerekes anyák a motivációs levélben hangsúlyozhatják, hogy családi kötelezettségeik nem hátráltatják majd őket a munkavégzésben.

b) Nyitó gondolatsor / Karriercél

A nyitó gondolatsor célja, hogy megragadja a figyelmet, további olvasásra serkentse a döntéshozót. A jelölt szakmai céljainak megfogalmazása a legnehezebb feladat, s a munkaadók megítélése is nagyon különböző. Legyünk tehát nagyon körültekintőek céljaink megfogalmazása során. A céljainkat ajánlatos röviden (1-2 mondatban) megfogalmazni, megjelölve azt, hogy milyen szakterületen, munkakörben, milyen feltételek mellett szeretnénk dolgozni. Értékeinket, előnyeinket, tapasztalatainkat is ajánlatos kihangsúlyozni, melyeket a munkaadók figyelmébe ajánlunk. A karriercél megfogalmazásánál legyünk nagyon körültekintőek. Emeljük ki értékeinket, a többi jelölttel szembeni előnyünket, azt hogy miért éri meg a munkaadónak, hogy bennünket alkalmazzon, de mindez mellett maradjuk objektívek, reálisak.

Például: ,,Sajtófőnöki állást szeretnék egy olyan hazai nagyvállalatnál, ahol jól fel tudom használni kitűnő kommunikációs és szervezőkészségemet, médiakapcsolataimat és az egyetemi újság szerkesztői pozícióján szerzett hároméves tapasztalatomat.” 38

A szakértők szerint még a fejlettebb piacgazdaságokban is a kifejezetten tradicionális értékrendet képviselő munkaadókhoz küldendő szakmai önéletrajzból a karriercélt érdemes kihagyni, mert túlságosan törtetőnek tűnhet a jelölt. Ilyenkor a motivációs levélben fejtsük ki céljainkat.

Mivel Szerbiában még nincs nagy hagyománya az amerikai típusú önéletrajzoknak, egyes munkaadók túl agresszívnek ítélhetik a karriercéljaikat firtató pályakezdőket. Némely munkaköröknél azonban kifejezetten előnyös lehet, ha a jelölt kreatív, konkrét célokkal rendelkezik, kiáll saját álláspontjáért. Nem mellékes az sem, hogy a jelölt céljai összeegyeztethetők-e a munkaadó céljaival. Törekedjünk tehát arra, hogy céljainkat röviden, frappánsan, általánosságoktól mentesen fogalmazzuk meg. Ha ez nem sikerül, inkább a motivációs levélben fejtsük ki elképzeléseinket.

c) Végzettségek / Tanulmányok

A fejezet megnevezéséről az alapján döntsünk, hogy befejeztük-e tanulmányainkat. Ha igen, megszerzett végzettségeinket tüntetjük fel. Ha még alap- vagy posztgraduális tanulmányokat folytatunk, akkor célszerű ezt a bekezdés címében is jeleznünk.

A pályakezdők számára, akik még nem rendelkeznek jelentős szakmai tapasztalattal ez a fejezet a legfontosabb, ezért célszerű alaposan kidolgozni.

– Felsőfokú végzettség (egyetemi és főiskolai, BSc és MSc oklevelek). E fejezetben tüntessük fel a tanulmányok időtartamát (tól-ig megjelöléssel)! Ha még nem diplomáztunk, akkor a befejezés várható időpontját tegyük zárójelbe. Tüntessük fel a megszerzett képesítést, a szakirányt, az intézmény és a kar megnevezését és székhelyét. A pályakezdők feltüntethetik a diplomamunkájuk címét, átlageredményüket, tudományos diákköri tevékenységüket, a munkakörhöz kapcsolódó tárgyakból elért érdemjegyeiket (természetesen csak akkor, ha ez előnyös számukra).

– Posztgraduális tanulmányokat folytató pályakezdők ezen információt is adják meg, főleg ha az versenyelőnyt jelenthet más jelentkezőkkel szemben. A túl képzettség lehetőségét is figyelembe kell venni. A munkaadó ugyanis azt is feltételezheti, hogy a munkakör követelményeit meghaladó végzettséggel rendelkező jelölt frusztrált, elégedetlen munkavállaló lesz, aki az első adandó alkalommal megfelelő munkalehetőség után néz majd. A túlképzés akkor is gondot jelenthet, ha jövendő főnökünk nem rendelkezik olyan szintű végzettséggel, mint mi magunk. Ekkor a szakmai féltékenység veszélyével számolhatunk. Természetesen nem szükséges letagadnunk szakmai sikereinket, de ha azt a munkakör jellege nem követeli meg, akkor ne kérkedjünk vele, hiszen amellett, hogy szakmai kompetenciánkról, kitartásunkról, ambíciónkról tanúskodik, hátrányt is jelenthet.

– Egyéb tanulmányok kategóriába azon továbbképzések, tanfolyamok (idegen nyelv, számítógép), tréningek (személyiségfejlesztés, kommunikációs tréning) sorolhatók, melyek szakmai háttértudásunkról tanúskodnak. Ha a jelölt nagyszámú tréningen, tanfolyamon vett részt, ajánlatos csak azokat felsorolni, melyek a munkakörhöz kapcsolódnak.

– Középiskolai végzettség – ha időben visszafelé haladunk az önéletrajz összeállításánál, akkor a középiskolai képzettség megnevezése lesz az utolsó adat. Egyes magyarországi szakértők szerint ezt ki is lehet hagyni, de a vajdasági viszonyok ismeretében elmondhatjuk, az itteni munkaadók hiányolnák ezt az információt. Elegendő azonban, ha a képzés időtartalmát, a megszerzett képesítést, a középiskola nevét és székhelyét adjuk meg.

d) Munkatapasztalat

A munkatapasztalatot bemutató rész az eddigi munkahelyeket és a betöltött munkaköröket ismerteti. Ajánlatos tehát a vállalat megnevezése mellett a székhelyét és elérhetőségét (honlapcím) is megadni. A munkakör megnevezése mellet pedig célszerű röviden leírni munkafeladatainkat, felelősségeinket és jelentős sikereinket. Fontos, hogy mindezt tényszerűen, objektíven közöljük.

A nagyobb tapasztalattal, hosszabb karrierúttal rendelkezők esetében a munkatapasztalat leírása megelőzheti a végzettség ismertetését.

A pályakezdőknek ajánlatos a tanulmányaik alatt végzett alkalmi munkákat, szakmai gyakorlatot esetleg projektumokban való közreműködést bemutatni. Mindezt annak érdekében, hogy a potenciális munkaadó meggyőződhessen arról, hogy a munka világa nem teljesen idegen tőlünk. Ezen adatok bemutatásánál is törekedjünk a precizitásra. Jelöljük meg a munkavégzés időtartamát, jellegét, munkafeladatunkat, önállóságunk mértékét és sikereinket.

Ha a jelölt több munkahelyet váltott, óvatosan szelektáljon a munkatapasztalat megnevezésénél. Ilyenkor célszerű a megpályázott munkakör szempontjából említésre méltó munkahelyeket felsorolni és funkcionális típusú önéletrajzot készíteni.

e) Képességek / készségek

– Nyelvtudás – a nyelvtudás megjelölésénél tüntessük fel, hogy milyen szinten beszéljük az adott idegen nyelvet (anyanyelvi szint, tárgyalóképes, prezentációs, társalgási szint). A tárgyalóképes nyelvtudás általános és irodalmi szókincset, a szakkifejezések pontos használatát, pontos érvelést, a kifogások kezelését, diskurzusfolytatási és döntéshozatali képességet jelent. A prezentációs nyelvtudás a szakmai kifejezések mellett az előadói eszköztár (hangsúlyozás, szójáték, mondatszerkesztés) alkalmazását is jelenti. A társalgási szint az általános és szakmai szókincs korlátozott használatára utal. Nyelvtudásunk bizonyítására ajánlatos a nyelvvizsgák adatait megjelölni – nyelv, szint, vizsgáztató intézmény, évszám. Ha nincs nyelvvizsgát igazoló okiratunk, nyelvtudásunkat konkrét példával igazoljuk (tolmácsolási tapasztalat, idegen nyelvű szakirodalom rendszeres használata stb.). Ha a munkakör betöltése idegennyelv–ismeretet feltételez, akkor nagy valószínűséggel számíthatunk rá, hogy a CV-ben megadott adatokat leellenőrzik: az interjú során idegen nyelven tesznek fel kérdéseket vagy idegen nyelvű szövegről kell elmondanunk a véleményünket, stb.

– Számítógépes ismeretek – ebben a részben ajánlatos felsorolni azokat a programokat, melyeket felhasználói szinten használunk, illetve a munkakör betöltéséhez fontos programcsomagok, programnyelvek ismeretét. Ha rendelkezünk ECDL vagy hasonló bizonyítvánnyal, annak megszerzési idejét is ajánlatos feltüntetni.

– Járművezetői képességeink is fontosak lehetnek, ezért ajánlatos megjelölni, hogy milyen kategóriájú járművezetői engedéllyel rendelkezünk, és mikor szereztük azt.

– Egyéb képességek címszó alatt a munkavégzés szempontjából fontos egyéb képességeinket tüntethetjük fel. Az amerikai típusú önéletrajzok a jelölt munkavállalás szempontjából fontos személyiségjegyeit is tartalmazzák. Ennek értelmében kiemelhetjük előnyös kommunikációs, problémamegoldó, konfliktuskezelő készségünket, precizitásunkat, kitartásunkat, alaposságunkat, elhivatottságunkat, stb. Legyünk azonban felkészülve arra, hogy a felvételi beszélgetésen konkrét helyzetek ismertetésével kell majd számot adnunk az itt felsorolt előnyös tulajdonságainkról.

f) Egyéb közlendők

E kategória célja, hogy olyan információkat hozzunk a potenciális munkaadó tudomására, melyeket fontosnak tartunk, melyek megkülönböztetnek bennünket a többi jelentkezőtől.

– Szakmai szervezeti tagságunkat mindenképp célszerű feltüntetni, hiszen ez szakmai kompetenciánkat támasztja alá.

– A hobbink ismertetése vagy civil szervezeti tagságunk kiemelése pedig érdeklődésünkről, személyes értékrendünkről, készségeinkről tanúskodhat. Gondoljuk át, hogy ezen ismérvek kihangsúlyozása növeli-e esélyeinket vagy esetleg más érdeklődésű, preferenciákkal rendelkező döntéshozó esetében nem csökkenti-e annak lehetőségét, hogy személyesen is bemutatkozhassunk.
Pályakezdők a tanulmányaik alatt végzett diákszervezeti munkát is feltüntethetik, főleg akkor, ha valamilyen tisztséget is betöltöttek. Ez ambícióikról, felelősségvállalásukról győzheti meg a munkaadót.

– Ha a jelölt egészségügyi problémákkal küzd, ami ugyan nem gátolja a munkavégzést, de külön elbánást igényel, ezt is feltüntetheti abban bízva, hogy a munkaadó értékelni fogja őszinte, komoly, felelősségteljes hozzáállását.

4.1.3. A szakmai önéletrajz típusai

A szakirodalom és a gyakorlat is különbséget tesz a hagyományos és a manapság legelterjedtebb amerikai, illetve európai önéletrajz-típusok között.

1) Hagyományos önéletrajz – tradicionális, teljes mondatokat használó, elbeszélő jellegű önéletrajzot csak akkor alkalmazzunk, ha kifejezetten ezt várják el tőlünk. Ez ugyanis sokkal nehezebben tekinthető át, nehezebb kihangsúlyozni a lényeget, valamint elolvasása és feldolgozása is sok időt vesz igénybe. Ha kézzel írt CV-t kérnek tőlünk, akkor ezt a hagyományos formát kövessük. Ilyenkor azonban kifejezetten figyeljünk a tagolásra, bekezdések alkalmazására, itt ugyanis más jellegű kiemelés használata nem ajánlott.

2) EU-önéletrajz – az Európai Unió tagállamaiban nemrég terjedt el az egységes, standardizált Europass CV sablon. Itt is hasonló önéletrajzi elemek szerepelnek, csak más csoportosításban, más formai megkötésekkel. Az érdeklődök a www.europass.hu címen részletes kitöltési útmutatót és az EU hivatalos nyelvein készült önéletrajz-mintákat találhatnak. 39

3) Amerikai típusú önéletrajz – ez az önéletrajz típus a legelterjedtebb, felsoroló, erőteljesen tagolt, teljes mondatokat alig alkalmaz. A tényekre összpontosít. Az úgynevezett amerikai típusú önéletrajznak három altípusa különböztethető meg: kronologikus, funkcionális és hibrid típus.

a) Kronologikus szakmai önéletrajz esetében a munkatapasztalat és a tanulmányok felsorolása időrendben történik. Ajánlatos az aktuális adatokkal kezdeni és visszafelé haladva, az egyes karrier-állomásokat fordított időrendi sorrendben feltüntetni. Így a munkaadó figyelme a munkavállalás szempontjából fontosabb, aktuális kompetenciákra összpontosulhat. Előnye, hogy a legmegszokottabb, legelterjedtebb forma, könnyen olvasható, nem kelt semmilyen gyanút. Hátránya, hogy feltűnőek a kihagyások, gyakori munkahely–váltások, a pályakezdők tapasztalatlansága, valamint kevésbé rugalmas és nem ad teret a jelölt kreativitásának kibontakozására. A folyamatos, felfelé ívelő karrierúttal rendelkező jelöltek számára ajánlott.

b) Funkcionális szakmai önéletrajz esetében a munkatapasztalatra és a végzettségre vonatkozó adatokat nem időrendi sorrendben, hanem feladatkörönkénti csoportokban mutatjuk be. A felhalmozott készségekre, tapasztalatra, jártasságra összpontosít. Mivel a felsorolásnál nem időrendben haladunk, a fő helyre azokat a képességeket helyezhetjük, melyek vonzóak lehetnek jövendő munkaadónknak.
Megfelelő strukturálása és áttekinthetősége azonban nagyon fontos, különben a hanyagság látszatát keltheti. Hátránya, hogy mivel a szerbiai munkaadók egy része nem ismeri, kétkedéssel fogadhatják. Ez a módszer azok számára ajánlott, akiknek karrierje nem lineárisan haladt, hanem szerteágazó feladatokat végeztek, hosszabb ideig munka nélkül voltak, több munkahelyet váltottak, valamely szakterület szakértőjévé váltak, de a legutóbbi munkahelyük nem kapcsolódik a megpályázott munkakörhöz.

c) Hibrid – a kronologikus és a funkcionális önéletrajzok előnyeit egyesíti. Formailag követi a kronologikus sémát, de a bal oldalon el kell hagyni az időpontok megjelölését és helyére az egyes szakterületeken szerzett jártasság megnevezése kerül. A jobb oldalon változatlanul megmarad a munkáltatók, beosztások és felelősségek felsorolása.

Az alábbiakban a különböző önéletrajz-típusok ajánlott szerkezeti felépítése látható.40

Kronologikus szakmai önéletrajz

Funkcionális szakmai önéletrajz

Hibrid szakmai önéletrajz

4.1.4. Tanácsok a szakmai önéletrajz elkészítéséhez

a) Tartalmi szempontok

Miután számba vettük az elhelyezkedés szempontjából fontos adatainkat, készítsük el az önéletrajzunkat, majd ellenőrizzük le, hogy az megfelel-e az alábbi kritériumoknak:

■ Aktualitás – Alapvető elvárás, hogy az önéletrajz aktuális helyzetet tükrözze. Ezért azoknak is tanácsos önéletrajzukat folyamatosan aktualizálni, akik éppen nem is keresnek munkát. Ha az önéletrajzunkon több hónappal ezelőtti keltezés, dátum szerepel, ne lepődjünk meg, ha nem hívnak bennünket felvételi beszélgetésre.

■ Megfelelőség – Fontos, hogy az önéletrajz megfeleljen a megpályázott munkakör szempontjainak. Nem tanácsos ugyanazt az önéletrajzot több munkakör pályázatához elküldeni. Természetesen az alapvető személyes adatainkon nem változtathatunk, de a szakmai kompetenciáinkat, tapasztalatainkat, karriercéljainkat ajánlatos a megpályázott munkakör elvárásainak megfelelően kiemelni, csoportosítani.

■ Áttekinthetőség – elhelyezkedési esélyeinket fokozza, ha a szakmai önéletrajzunkból könnyen kiolvasható minden fontos adat: kompetenciáink, végzettségünk, tapasztalataink, eddigi munkahelyeink, elérhetőségünk. A hiányos adatok felületes, nem eléggé precíz jelölt képét festhetik rólunk.

■ Valósághűség – bármennyire is szeretnénk elhelyezkedni, megkapni a kívánt állást, képességeinket semmiképp se szépítsük, vagy túlozzuk el, az ugyanis úgyis gyorsan kiderül és akkor már semmi esélyünk sincs megkapni az áhított munkahelyet.

■ Korszerűség – érdemes figyelemmel kísérni a CV-írási trendeket. Néhány évvel ezelőtt, például a vezető karrier-tanácsadók, nem javasolták, hogy fényképet mellékeljünk az önéletrajzunkhoz, mára azonban az elektronikus fénykép használata teljesen elfogadott, ajánlott lett.

b) Formai szempontok

A tartalmi szempontok után vegyük figyelembe az önéletrajzzal szemben támasztott formai követelményeket.

■ Terjedelem – Elfogadott nézet, hogy a CV ne legyen túl hosszú. Javasolt hossza egy A4-es oldal. Semmiképp sem legyen hosszabb két oldalnál. Pályakezdőnknél ez a korlátozás nem szokott gondot okozni. Ha azonban a jelentkezőnek több szakmai publikációja van, amelyre már a jelentkezésnél szeretné felhívni a munkaadó figyelmét, azt külön mellékletben (publikációs jegyzékben) tüntesse fel.

■ Formázás – Szakmai önéletrajzunkat számítógéppel készítsük.
– Egyféle betűtípust és egy színt (fekete, esetleg kék) használjuk. Kiemelésre bold vagy dőlt betűket, de semmiképp se aláhúzást használjuk.
– Ajánlott betűtípus: Times New Roman (esetleg Arial, Garamond), 12-es betűmérettel, szimpla (esetleg másfeles) sorközzel, alapértelmezés szerinti margókkal (jobbra és balra 2,5 cm, fenn és lent pedig 3 cm)
– Csak a bekezdések között hagyjunk ki üres sorokat.
– Ne alkalmazzunk képecskéket, vicces szimbólumokat. Az önéletrajz komoly üzleti dokumentum.

■ Gépelés – nagyon ügyeljünk a gépelési és helyesírási hibákra. Ha csak lehet, kérjünk meg valakit, hogy nézze át elkészült önéletrajzunkat, a szerző ugyanis gyakran nem veszi észre ezeket az apró, de veszélyes hibákat.

■ Fénykép – a CV-hez csatolt fénykép megítélése szakmai körökben is eltérő. Ha a munkaadó kéri, akkor feltétlen mellékeljünk fényképet. Ez egy külön erre a célra elkészített, igazolványkép jellegű 4x6 cm nagyságú, fekete-fehér fénykép legyen. Megfelelő ,,üzleti” öltözéket válasszunk. Férfiaknak ajánlatos zakóban, nyakkendővel, míg hölgyeknek kosztümben fényképezkedni. Ez komolyságot közvetít még a fiatal pályakezdőkről is. Elkészítését bízzuk szakemberre, aki megfelelő egyszerű háttér kiválasztásával és portrénk barátságos, de komoly beállításával növelheti elhelyezkedési esélyeinket.
Ha a munkaadó nem kér fényképet, akkor azt kell mérlegelni, hogy ez javíthatja-e a döntéshozó velünk kapcsolatos benyomását. A legtöbb esetben megfelelő fénykép csatolása előnyünkre válhat, hiszen így a kiválasztást végzők könnyebben emlékeznek majd ránk.
Fényképünk elektronikus változatát az önéletrajz jobb felső sarkába illesszük be. Ilyenkor azonban önéletrajzunkat semmiképp se e-mailen küldjük. A nagy dokumentum könnyen megtöltheti a munkaadó elektronikus postaládáját, nehézséget okozhat a megnyitása és a beállítások is elcsúszhatnak. Inkább nyomtassuk ki, az elektronikus változatot pedig CD-re mentve mellékeljük a postán küldött pályázati csomagunkban.

c) A szakmai önéletrajz postázása

Az elkészült CV-t minőséges fehér papírra nyomtassuk ki és kézzel (ha lehet töltőtollal) írjuk alá. A HR szakértő véleménye szerint a szakmai önéletrajzunkat az utolsó sor alatt, attól 2-3 cm-re írjuk alá. Arra is ügyeljünk, hogy a papírlapot ne hajtsuk össze. Ha csak lehet, eredeti önéletrajzunkat küldjünk el. Ha ez nem lehetséges, az aláírás akkor is eredeti legyen.

Önéletrajzunkat ajánlatos postai úton, levélben küldeni. Ilyenkor a CV-t minőséges papírra nyomtassuk, és megfelelő borítékban adjuk fel. A lehetséges sérülések elkerülése érdekében tegyük be egy műanyag fóliába és a kísérőlevéllel együtt postázzuk a munkaadó által megadott címre. Ha ajánlott küldeményként adjuk fel, biztosak lehetünk benne, hogy a címzett megkapja és a feladásról is lesz igazolásunk.

Az informatika korszakában sem ajánlatos szakmai önéletrajzunkat e-mailen küldeni. A meghirdetett pályázatra feltételezhetően sokan jelentkeznek majd, a HR-es munkatárs lehet, hogy nem győzi feldolgozni a sok beérkezett e-mailt, s az is könnyen előfordulhat, hogy nem tudja megnyitni a pályázatunkat tartalmazó dokumentumot, vagy az más formázásban jelenik meg.

Ha pályázati anyagunkat mégis e-mailen keresztül, csatolt fájlként küldjük, törekedjünk a legelterjedtebb szövegszerkesztő program használatára, a fájl elnevezése legyen rövid, de könnyen beazonosítható, ne használjuk ékezeteket. A levél felületében pedig röviden írjuk le, hogy mely pályázatra, milyen munkakörbe jelentkezünk, milyen dokumentumokat mellékelünk, hogyan érhetnek el bennünket és kérjünk visszajelzést arról, hogy minden dokumentum rendben megérkezett-e. Az elküldött levelet mindenképp mentsük el, hogy később pontosan hivatkozhassunk rá. Visszacsatolást is ajánlatos kérnünk, vagyis a levelezőprogram segítségével visszajelzést kérni arról, hogy a címzett elolvasta – megkapta-e a levelünket.
Természetesen az elküldött önéletrajzról, mint a pályázati anyag legfontosabb dokumentumáról őrizzünk meg magunknak is 1-2 másolatot. A kiválasztás folyamán érdemes lesz többször is átfutni, hiszen a tájékozódó beszélgetésen valószínűleg rákérdeznek majd 1-2 adatra. Célszerű magunkkal vinni később is, arra az esetre, ha a munkaadónak szüksége lenne rá. A folyamatos aktualizáláshoz is szükségünk lesz egy elektronikus másolatra.

4.1.5. Szakmai önéletrajz-minta

A következőkben egy pályakezdő diplomások számára összeállított önéletrajz-minta látható magyar és angol nyelven, majd egy kicsit más adatokat tartalmazó CV szerb nyelven.41

4.2. Motivációs levél

4.2.1. A motivációs levél célja

Míg a szakmai önéletrajz standardizált dokumentum, mely nem ad nagy teret a jelentkező személyiségének bemutatására, addig a kísérőlevél, illetve a motivációs levél ehhez sokkal nagyobb teret biztosít. Éljünk tehát vele!

Bár sokan szinonimaként használják, a kísérőlevél és a motivációs levél megnevezések tartalmi különbségre is utalnak. A kísérőlevél az önéletrajzunkat, illetve pályázati anyagunkat kíséri, adminisztrációs céllal készült, a regisztráció megkönnyítésére. A kísérőlevél azt tartalmazza, hogy mely munkakörbe jelentkezünk, honnan értesültünk az álláslehetőségről, milyen dokumentumokat mellékelünk, valamint elérhetőségünket, a dátumot és aláírásunkat.

A motivációs levél, ezzel szemben, lehetőséget ad arra is, hogy karriercéljainkról, személyes ösztönzésünkről, motivációnkról röviden beszámoljunk. Stílusa egyéniségünket tükrözheti, aminek segítségével kitűnhetünk a jelentkezők áradatából. A munkakör elvárásainak megfelelően mutathatjuk be erősségeinket, céljainkat. Éppen ezért óvakodjunk a hangzatos, de fellengős kifejezések sablonos használatától.

4.2.2. A motivációs levél elemei

A motivációs levél formája az üzleti levelezés szabályait követi. Tüntessük tehát fel a cég nevét, az osztály elnevezését és a konkrét személy nevét, akinek a levelet küldjük. A tárgy megjelölésénél tüntessük fel, hogy mely munkakörbe jelentkezünk.
A motivációs levél lényegi része általában négy bekezdésből áll. Ezek a kötelező elemeket tartalmazzák:

■ Hivatkozás – itt azt tüntetjük fel, hogy melyik munkakörre jelentkezünk, és hogyan szereztünk tudomást az álláslehetőségről. Ha újságban olvastuk, akkor tüntessük fel az újság nevét és a megjelenés dátumát. Ha az Interneten böngészve találtunk rá a lehetőségre, az internetes oldalt nevezzük meg, ha munkaközvetítőtől vagy közös ismerős tanácsára jelentkezünk, akkor rájuk hivatkozzunk.
Ha nem egy konkrét álláslehetőségre jelentkezünk, csak szeretnénk magunkra felhívni a munkaadó figyelmét, akkor azt emeljük ki, hogy miért pont ehhez a céghez jelentkezünk.

■ Indoklás – itt azt emeljük ki, hogy miért pont bennünket alkalmazzon a munkaadó, milyen erősségeink, kompetenciáink vannak. Írjuk le, hogy hogyan tudnánk hozzájárulni a cég sikeréhez. Fontos, hogy a munkaadó igényeit tartsuk a szem előtt, kreatívak, de ugyanakkor reálisak legyünk!

■ Motiváció – ebben a részben pár mondatban azt hangsúlyozzuk, hogy miért szeretnénk az adott cégben, az adott munkakörben dolgozni. Érdemes röviden utalnunk végzettségünkre, képességeinkre, tapasztalatainkra. Nem árthat, ha a munkaadóról is említést teszünk, egy-két pozitív jelző kíséretében. Kihangsúlyozhatjuk, hogy dinamikusan fejlődő, a csoportmunkát ösztönző, piacvezető, innovatív stb. cégnek tekintjük potenciális munkaadónkat. A dicsérő szavak megválogatását azonban előzze meg egy kis nyomozás, hogy tisztában legyünk a valós helyzetképpel, ne essünk túlzásokba.
Itt tehetünk említést speciális elvárásainkról, illetve egyéb kötelezettségeinkről. (Például: folyamatban lévő tanulmány, versenysport, egészségi állapot, családi kötelezettség, rugalmas munkaidő stb.).

■ Kapcsolattartás – a záró bekezdés arról szól, hogy mikor és milyen formában lépünk ismét kapcsolatba a munkaadóval. Ajánlott nem csak passzívan várni, hogy megkeressenek bennünket, hanem pár napon belül udvariasan érdeklődni arról, hogy megkapták-e a pályázati anyagunkat, biztosítani a munkaadót, hogy nagyon érdekel bennünket a munkalehetőség és megkérdezni, hogy mikor várhatunk visszajelzést. Célszerű tehát előre jelezni, hogy a közeljövőben telefonon is megkeressük a címzettet. Egy udvariassági fordulattal köszönjük meg a címzett figyelmét vagy türelmét.

A levelet a mellékletek felsorolásával (például: szakmai önéletrajz, publikációs lista, referencialista, oklevelek másolatai), valamint dátummal és aláírással zárjuk. Ne felejtsük el az aláírásunk alá szerkeszteni a nevünket és a pontos elérhetőségeinket se.

4.2.3. Tanácsok a motivációs levél összeállításához

A motivációs levél elkészítésénél figyeljünk a következő alapelvek betartására:

a. Munkakörre szabott – A motivációs levelet mindig a konkrét munkakörnek megfelelő stílusban, szervezetre szabottan állítsuk össze. Ugyanazt a motivációs levelet sose használjuk fel többször! Ne sajnáljuk az időt aktualizált változat elkészítésére. Fontos kiemelni, hogy a motivációs levélben nem ajánlatos az önéletrajzban közölt információkat megismételni. Fejtsük ki, miért szeretnénk az adott szervezetben dolgozni. Tájékozódjunk a munkaadó szervezetről! Látsszon, hogy nem ,,tucat–levélről” van szó, hanem valóban erre az alkalomra íródott. Valódi információkon alapuló érvelést alkalmazzunk, ne pedig alaptalan hízelgést!

b. Személyre szóló – A motivációs levelet mindig egy konkrét személynek címezzük. Név szerint tudjuk meg, hogy ki dönt a munkaerő-felvételről. A HR-es szakemberek egyetértenek abban, hogy a ,,nyomozásba” fektetett idő és erőfeszítés meghozza a gyümölcsét. Ez a kedves gesztus a jelölt találékonyságáról, kitartásáról is tanúskodik. Ha megfelelő stílusban érdeklődünk a titkárnők, személyzeti munkatársak valószínűleg segítenek majd. Ügyeljünk a név pontos írására, különösen, ha szokatlan vezeték– vagy keresztnévről van szó.

c. Karrierutunkhoz igazodó – Ha hosszabb szünet (vállalkozás, munkanélküliség vagy gyermekvállalás) után szeretnénk visszatérni a munka világába, a motivációs levélben megmagyarázhatjuk a szünet okát és biztosíthatjuk a munkaadót arról, hogy mostantól meg tudunk felelni a munkaviszony követelményeinek is. A kisgyermekes anyukák is itt emelhetik ki, hogy megoldott a gyermekek felügyelete, el tudják látni munkaköri kötelezettségeiket, nem valószínű, hogy hiányoznának a munkából. Ha tanulmányaink mellett szeretnénk elhelyezkedni – itt röviden vázolhatjuk, hogy a képzés mekkora terhet jelent számunkra, heti hány napot, hány munkaórát tudunk vállalni.

d. Stílusos – A motivációs levél stílusának megválasztása nem könnyű. Ezt a dokumentumot is valószínűleg többen olvassák majd el, az adminisztrációt végzőtől, (remélhetőleg) a döntéshozó vezetőig. Mondanivalója legyen tehát érthető, de 1-2 szakkifejezés, akár szakzsargon alkalmazásával érzékeltethetjük szakmai jártasságunkat is. A levél hangneme legyen pozitív, tömör és érthető, míg terjedelme egy oldalnál rövidebb. A motivációs levél végén az elköszönés egy új, személyes találkozó lehetőségét vesse fel. Fontos kiemelni, hogy az elvárt fizetésről nem ajánlatos sem az önéletrajzban, sem a motivációs levélben szót ejteni. Azt úgyis csak a konkrét munkafeladatok, munkaidő és egyéb szempontok ismeretében tudjuk reálisan megfogalmazni.

e. Megőrzött – Fontos, hogy a motivációs levélből is őrizzünk meg egy példányt. Ajánlatos az elküldött példányokat a karrier-dossziénkban tárolni. A felvételi beszélgetés előtt pedig mindenképp elevenítsük fel, hogy mit is emeletünk ki magunkról, céljainkról.

4. 2. 4. Motivációs levél-minta

Az alábbiakban az önéletrajz-mintáknak megfelelő motivációs levelet közlünk magyar, angol és szerb nyelven.42

MZX Gyógynövényforgalmazó Rt,
Szabadka, Ady Endre út 25.
Tóth Zsolt, Személyügyi menedzser részére
Tárgy: Álláspályázat marketing menedzseri munkakörbe

Tisztelt Tóth Zsolt úr!

A Magyar Szó 2008. május 18-ai számában figyeltem fel a hirdetésre, mely szerint az MZX Rt. Marketing menedzsert keres az új, országos szintű reklámkapány vezetésére.
Marketing szakos okleveles közgazdászként nagyon érdekel a feladat, melyet szakmai és személyes kihívásnak tekintek. Szívesen bekapcsolódnék a legdinamikusabban fejlődő hazai gyógynövényforgalmazó cég marketingkommunikációs tevékenységébe, ahol, reményeim szerint kamatoztatni tudnám frissen szerzett szaktudásomat, kommunikációs és szervezési készségeimet valamint médiakapcsolataimat. Annál is inkább, mivel a Mercer-féle felmérés alapján 2007-ben éppen az MZX Rt. volt Szerbiában az ágazaton belül a legjobban vezetett és legnyereségesebb cég, amely különös figyelmet fordít munkatársai szakmai fejlődésére is.
Kiemelném, hogy a gyógynövényforgalmazás marketingtevékenysége nem esik távol tőlem, ugyanis szakmai gyakorlatomat a magyarkanizsai AB Gyógynövény Rt.-nél töltöttem, ahol aktívan részt vettem egy új termék bevezetését megelőző reklámkampány irányításában. Diplomamunkámat is e szakterületről írtam, így alkalmam volt megismerni az aktuális szakirodalmat és a fejlett piacgazdaságok sikeres üzleti példáit is. Bízom benne, hogy említett ismereteim és tapasztalataim lehetővé tennék az MZX Rt. marketingkommunikációs csoport munkájába való gyors és hatékony bekapcsolódásomat.
Bízom benne, hogy rövidesen személyesen is beszámolhatok az ezzel kapcsolatos elképzeléseimről.
Megköszönve figyelmét és türelmét szeretném jelezni, hogy néhány napon belül telefonon megkeresem a további részletek megbeszélése céljából.

Tisztelettel,
Szabadka, 2008. május 20. ______________________Kis Balázs

_____________________________________Lakcím: 24 000 Szabadka,
_____________________________________József Attila u.1.
_____________________________________Telefon: 064/222-2222, 024/222-222
_____________________________________Email: kisbalazs@eunet.rs

MZX Gyógynövényforgalmazó Plc,
Subotica, 25, Ady Endre út 25.
For Zsolt Tóth, Human resource manager
Subject: Job application in the field of Marketing Manager

Dear Mr. Zsolt Tóth,

In the Magyar Szó issue of May 18th I saw the advertisement that the MZX Plc is looking for a Marketing Manager for to lead their new nation-wide marketing campaign.
As a graduated economist majoring in marketing I am rather interested in this task which I see as a professional as well as personal challenge. I would love to get involved with the marketing communication activities of one of the most dynamically developing domestic herb trade companies. My hope is to implement my organizational skills as well my connections with the media, especially, considering that according to the Mercer survey in 2007 the MZX Plc was the most prominent and profitable within the Serbian branch, and is known for their promotion of their employees’ professional development.
I would like to underline that the distribution of herbs is now unknown territory to me, as I spent a month’s professional practice at the AB Gyógynövény Plc where I actively participated in organizing the marketing campaign preceding the launch of a new product. I wrote my thesis work in this field, thus I had the opportunity to get acquainted with the current literature and successful business examples of this branch in developed market economies. I trust that my afore-mentioned experience and skills will enable me the fast and effecting introduction into the work of the marketing communication work group of the MZX Plc.
I hope that I will soon be able to present my ideas in person.
Thank you for your time and patience, and I am going to contact you by phone in a few days to discuss further details.

Best regards,
Subotica, May 20th, 2008. ____________________________Balázs Kis

_____________________________________Address: 24 000 Subotica,
_____________________________________József Attila u.1.
_____________________________________Phones: 064/222-2222, 024/222-222
_____________________________________Email: kisbalazs@eunet.rs

Preduzeće ,,STAR”
21000 Novi Sad, Apatinska 23.
Nikola Tomić, Menadžer za ljudske resurse
Predmet: Prijava za radno mesto marketing menadžera

Poštovani gospodine Tomić!

Obraćam Vam se kao kandidat na osnovu Vašeg oglasa objavljenog 09. 03. 2006. godine u dnevnim novinama ,,Politika” za radno mesto marketing menadžera.
Glavni razlog moje prijave je izazov zapošljavanja u jednoj uspešnoj, modernoj, dinamičnoj, internacionalnoj kompaniji na polju proizvodnje i distribucije organskih poljoprivrednih proizvoda, koja svojim zaposlenima pruža mogućnost stručnog usavršavanja i razvoja karijere.
Moje dosadašnje radno iskustvo u mnogome bi mi pomoglo u obavljanju u oglasu navedenih radnih zadataka marketing menadžera. U preduzeću ,,Lav” radio sam kao referent za marketing istraživanja i stekao uvid u funkcionisanje marketing odeljenja i zadatke marketing menadžera. Planiranje, organizovanje i evaluacija različitih istraživanja o potrebama potrošača lekovitih bilja ukazali su mi na specifične zahteve i vrednosti potrošača, koji se aktivno brinu o svom zdravlju. Smatram da bih to iskustvo mogao uspešno primeniti i kod proizvoda organske poljoprivrede.
Pozicija marketing menadžera u jednoj uspešnoj internacionalnoj kompaniji predstavlja stručni i lični izazov za mene, ali smatram da posedujem potrebne veštine za to. Naveo bih samo nekoliko: razrada strategijskih i taktičkih planova, organizovanje radnih procesa, preduzimanje inicijative za što efikasnije postizanje ciljeva, saradnja sa marketing stručnjacima kao i ekspertima sa drugih područja.
Ako budem izabran za novog marketing menadžera preduzeća ,,Star” garantujem da ću sva svoja znanja, iskustva i energiju fokusirati na postizanje marketing ciljeva i izraditi detaljan plan za povećanje prodaje u Srbiji do kraja 2010. godine za 10 %.
U nadi da ćemo uskoro imati prilike da i lično detaljnije porazgovaramo o navedenim temama

S poštovanjem,
U Subotici, 20. 05. 2008 __________________________Jovan Jovanović

____________________________________Adresa: 24000 Subotica,
____________________________________Somborski put bb.
____________________________________Telefon: +381-24- 654 321,
____________________________________+381-64-123 45 67
____________________________________E-mail: jovanj@eunet.yu